Algemene Voorwaarden

Versie 1.0, d.d. 23-10-2025

Artikel 1: Definities

1.1 Digifiers: Digifiers BV, de besloten vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Paardendries 8, 9300 Aalst, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) onder nummer 1026.734.607.

1.2. Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon (KMO) die een Overeenkomst aangaat met Digifiers voor de levering van Diensten.

1.3. Diensten: Alle werkzaamheden en diensten die Digifiers levert aan de Opdrachtgever, waaronder maar niet beperkt tot: Odoo-implementatie, configuratie, consultancy, strategisch advies, projectmanagement, ontwikkeling van maatwerk, levering van standaard integraties, training, ondersteuning, hostingadvies en migratiediensten.

1.4. Odoo: De bedrijfsbeheersoftware (ERP) geleverd door Odoo S.A., waarop de Diensten van Digifiers (grotendeels) betrekking hebben.

1.5. Overeenkomst: De specifieke, door de Opdrachtgever ondertekende offerte, opdrachtbevestiging of raamovereenkomst waarin de te leveren Diensten en de vergoedingen nader zijn gespecificeerd.

1.6. Maatwerk: Software, modules of configuraties die specifiek voor de Opdrachtgever worden ontwikkeld en niet behoren tot de standaard Odoo-software of de standaard integraties van Digifiers.

Artikel 2: Toepasselijkheid

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen en Overeenkomsten tussen Digifiers en de Opdrachtgever, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen.

2.2. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.3. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden ongeldig of nietig zijn, blijven de overige bepalingen volledig van toepassing.

Artikel 3: Offertes, Totstandkoming en Annulering

3.1. Alle offertes en aanbiedingen van Digifiers zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte een termijn voor aanvaarding is gesteld.

3.2. Demonstraties, analyses en adviezen verstrekt tijdens de pre-sales fase (vóór de ondertekening van een Overeenkomst) zijn indicatief en binden Digifiers niet tot een specifiek resultaat. Aan deze (kosteloze) inspanningen kunnen geen rechten worden ontleend, anders dan een demonstratie van de expertise van Digifiers.

3.3. De Overeenkomst komt uitsluitend tot stand door schriftelijke aanvaarding (ondertekening) van de offerte door de Opdrachtgever.

3.4. De in de Overeenkomst omschreven Diensten (de 'scope') zijn bindend.

3.5. Annuleringsbeding: Vanaf de totstandkoming van de Overeenkomst (art. 3.3) wordt capaciteit (personeel en middelen) door Digifiers definitief gereserveerd.

3.6. Indien de Opdrachtgever de Overeenkomst, geheel of gedeeltelijk, annuleert vóór of tijdens de uitvoering, is de Opdrachtgever van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten belope van 30% van het totale bedrag van de geannuleerde (geoffreerde) Diensten.

3.7. Deze vergoeding dekt de gemaakte administratieve kosten, de gederfde winst, en de gereserveerde maar niet-inzetbare capaciteit. Eventuele reeds betaalde voorschotten worden met dit bedrag verrekend maar zijn in geen geval terugvorderbaar. Dit beding laat het recht van Digifiers onverlet om een hogere, werkelijk geleden schade te bewijzen en te vorderen.

Artikel 4: Uitvoering van de Diensten en Scope

4.1. Digifiers zal de Diensten uitvoeren naar beste inzicht en vermogen, overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Dit betreft een inspanningsverplichting (moyensverbintenis) en geen resultaatsverplichting (resultaatsverbintenis), tenzij expliciet anders schriftelijk overeengekomen.

4.2. De Opdrachtgever erkent dat het succes van een digitaliserings- en implementatietraject in hoge mate afhankelijk is van een intense samenwerking en de tijdige en volledige medewerking van de Opdrachtgever (zie Artikel 5).

4.3. Digifiers levert Diensten met betrekking tot de Odoo-software. Digifiers is niet de ontwikkelaar van de Odoo-kernsoftware en is derhalve niet verantwoordelijk voor eventuele fouten of gebreken in de standaard Odoo-software.

4.4. Digifiers heeft het recht om bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden (onderaannemers) indien dit voor een goede uitvoering van de Overeenkomst wenselijk is.

4.5. Leveringstermijnen zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 5: Verplichtingen Opdrachtgever

5.1. De Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, documentatie, toegang tot systemen en medewerking van personeel, die Digifiers redelijkerwijs nodig heeft voor het uitvoeren van de Overeenkomst, tijdig en volledig worden verstrekt.

5.2. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het interne 'change management' (verandermanagement) en het creëren van draagvlak binnen de eigen organisatie, tenzij deze taak expliciet als Dienst aan Digifiers is uitbesteed.

5.3. De Opdrachtgever wijst één of meerdere contactpersonen aan die bevoegd zijn om beslissingen te nemen aangaande het project.

5.4. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de correcte toepassing en het beheer van de geïmplementeerde software in de eigen organisatie, alsmede voor back-ups en adequate beveiliging van data, tenzij deze Diensten expliciet bij Digifiers zijn ondergebracht.

Artikel 6: Meerwerk en Wijzigingen

6.1. Indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat de scope (omvang, aard of inhoud) van de Diensten dient te worden gewijzigd of aangevuld, zal dit in onderling overleg geschieden.

6.2. Werkzaamheden die buiten de in de Overeenkomst gedefinieerde scope vallen, worden beschouwd als 'meerwerk'.

6.3. Meerwerk zal, tenzij anders overeengekomen, op basis van de gebruikelijke uurtarieven van Digifiers worden gefactureerd. Digifiers zal de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk informeren over de financiële en tijdstechnische consequenties van meerwerk.

Artikel 7: Prijzen en Betaling

7.1. Alle prijzen zijn uitgedrukt in Euro (€) en exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege.

7.2. Facturatie geschiedt op de wijze zoals bepaald in de Overeenkomst (bijv. maandelijkse facturatie op basis van gepresteerde uren, per projectfase, of middels voorschotten).

7.3. Betaling dient te geschieden binnen 30 (dertig) dagen na factuurdatum, zonder opschorting of verrekening, tenzij anders overeengekomen.

7.4. Bij niet-tijdige betaling is de Opdrachtgever van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling in verzuim. De Opdrachtgever is vanaf dat moment de wettelijke handelsrente verschuldigd, conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

7.5. Alle gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten die Digifiers maakt als gevolg van de niet-nakoming door de Opdrachtgever, komen ten laste van de Opdrachtgever.

7.6. Digifiers behoudt zich het recht voor om de uitvoering van de Diensten op te schorten indien de Opdrachtgever in gebreke blijft met de betaling.

Artikel 8: Intellectueel Eigendom (IE)

8.1. Alle IE-rechten op de standaard Odoo-software blijven te allen tijde eigendom van Odoo S.A. of haar licentiegevers.

8.2. (Eigendom Standaard Oplossingen): Alle IE-rechten op door Digifiers ontwikkelde standaardoplossingen, 'out-of-the-box' integraties, modules, methoden, know-how, en alle (al dan niet generieke) codebibliotheken en componenten die niet specifiek als Maatwerk voor de Opdrachtgever zijn ontwikkeld, blijven te allen tijde de exclusieve eigendom van Digifiers.

8.3. (Eigendom Maatwerk): Tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders overeengekomen, blijven alle intellectuele eigendomsrechten op het Maatwerk (de code die specifiek in opdracht van de Opdrachtgever is ontwikkeld) eveneens te allen tijde de exclusieve eigendom van Digifiers.

8.4. (Licentie & Recht op Hergebruik): Onder de opschortende voorwaarde van volledige betaling van alle facturen die op het Maatwerk betrekking hebben, verkrijgt de Opdrachtgever een wereldwijd, eeuwigdurend en niet-exclusief gebruiksrecht (licentie) op dit Maatwerk, uitsluitend voor het eigen, interne gebruik. Aangezien Digifiers eigenaar blijft, behoudt zij het onbeperkte recht om de (onderliggende) code, componenten en know-how van het Maatwerk te hergebruiken voor andere projecten en klanten.

8.5. (Beperkingen en Portabiliteit): Het is de Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden om software die eigendom is van Digifiers (zowel onder 8.2 als 8.3) te verkopen, te commercialiseren, in sublicentie te geven of op enige wijze aan derden over te dragen. In afwijking hierop is het de Opdrachtgever enkel toegestaan om de Maatwerk-code ter beschikking te stellen aan een andere, gecertificeerde Odoo Partner, met als enig en uitsluitend doel het verkrijgen van ondersteuning of verdere ontwikkeling op de eigen Odoo-instance van de Opdrachtgever. De Opdrachtgever verplicht zich om deze derde partij contractueel te binden aan een minstens even strenge geheimhouding en een strikt verbod op hergebruik. De Opdrachtkomstgever blijft jegens Digifiers aansprakelijk voor elke schending door deze derde.

Artikel 9: Garantie en Onderhoud

9.1. Digifiers garandeert dat de geleverde Diensten, met name configuraties en Maatwerk, gedurende een periode van 30 (dertig) dagen na oplevering ('go-live') substantieel zullen functioneren conform de specificaties in de Overeenkomst.

9.2. De garantie dekt uitsluitend het kosteloos herstellen van gebreken (bugs) in het door Digifiers geleverde Maatwerk of de configuratie, die aantoonbaar door Digifiers zijn veroorzaakt.

9.3. De garantie vervalt indien: a) De gebreken het gevolg zijn van fouten in de standaard Odoo-software; b) De Opdrachtgever of derden wijzigingen hebben aangebracht in de software; c) De gebreken het gevolg zijn van onjuist gebruik of incompatibiliteit met andere systemen; d) Het gebrek een nieuwe wens (meerwerk) betreft en geen fout in de oorspronkelijke specificatie.

9.4. Diensten voor ondersteuning (support) en onderhoud ná de garantieperiode worden verleend op basis van een afzonderlijke Support- of Onderhoudsovereenkomst (SLA).

Artikel 10: Aansprakelijkheid

10.1. De totale aansprakelijkheid van Digifiers wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, of uit welke hoofde dan ook, is beperkt tot de vergoeding van directe schade.

10.2. De aansprakelijkheid voor directe schade is beperkt tot maximaal het bedrag van de voor die specifieke (deel)opdracht gefactureerde vergoeding (excl. BTW). Indien er sprake is van een duurovereenkomst, is de aansprakelijkheid beperkt tot het totaal van de facturen over de laatste 6 (zes) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis.

10.3. De totale aansprakelijkheid van Digifiers zal in geen geval meer bedragen dan € 50.000 per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt.

10.4. Aansprakelijkheid van Digifiers voor indirecte schade, daaronder begrepen maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens (data), reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie, is uitdrukkelijk uitgesloten.

10.5. De beperkingen van aansprakelijkheid gelden niet in geval van opzet of grove schuld aan de zijde van Digifiers.

Artikel 11: Geheimhouding

11.1. Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie.

11.2. Deze verplichting strekt zich ook uit tot na de beëindiging van de Overeenkomst.

Artikel 12: Overmacht

12.1. Digifiers is niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe gehinderd wordt als gevolg van overmacht.

12.2. Onder overmacht wordt verstaan: ziekte van cruciale medewerkers (waaronder de vennoten), storingen in de infrastructuur van Odoo S.A. of hostingproviders, storingen in het internet, cyberaanvallen, pandemieën, en andere van buiten komende oorzaken waarop Digifiers geen invloed kan uitoefenen.

Artikel 13: Klachtenprocedure

13.1. Klachten over de verrichte werkzaamheden of de facturatie dienen door de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 14 (veertien) dagen na ontdekking van het gebrek of na factuurdatum, schriftelijk en gemotiveerd (bij voorkeur per aangetekend schrijven) aan Digifiers te worden gemeld.

13.2. Digifiers zal zich inspannen om binnen 10 (tien) werkdagen na ontvangst van de klacht een inhoudelijke reactie te geven en een oplossing voor te stellen.

13.3. Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van de Opdrachtgever niet op.

Artikel 14: Toepasselijk Recht en Geschillen

14.1. Op alle rechtsbetrekkingen waarbij Digifiers partij is, is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.

14.2. Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van de Overeenkomst, zullen exclusief worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Dendermonde.